L’organizzazione coinvolge numerose figure: costumisti, sceneggiatori, scenografi, coreografi, tecnici del suono e addetti alle riprese video, tutti volontari, impegnati nell’UNLA e nelle associazioni che con essa collaborano alla realizzazione dell’iniziativa.
La fase di preparazione prevede un periodo di approfondimento storico, per rendere la manifestazione la più vicina possibile a quanto accaduto nel medioevo, e coinvolge anche esperti e ricercatori, capaci di dare gli spunti necessari a realizzare questo importante obiettivo.